マイナンバー制度「事務取扱担当者のマニュアル例①」


中小規模事業者における事務取扱担当者の職務に関するマニュアル文例。個人番号の取得に関する個別具体的なマニュアル文例を提示しています。

個人番号の取得

1. 提供依頼の制限

  • 事務取扱担当者は、個人番号を取り扱う事務を行うために必要な個人番号の提供を依頼することができます。
  • 事務取扱担当者が上記以外の目的で個人番号の提供を依頼することは禁止されています。

2. 提供を依頼する時期

  • 従業員等に対しては雇用契約の締結時に依頼します。
  • 法定調書作成事務に必要な個人に対しては契約の締結時に依頼します。

3. 本人確認の義務

  • 個人番号を取得する際は本人確認が義務付けられています。
    本人確認 = 番号確認 + 身元確認

4. 誰が本人確認するか

  • 従業員等の本人確認は事務取扱担当者が行います。
  • 法定調書作成事務に必要な個人の本人確認は事務取扱担当者が行います。
  • 従業員等の扶養親族等の本人確認は従業員等自身にしてもらいます。

5. 本人確認の手続き

本人確認は下記に例示される本人確認書類の提示を受けて行います。

  • 個人番号カード

  • 「通知カード」+「運転免許証」

  • 「通知カード」+「パスポート」

  • 「通知カード」+「住民基本台帳カード」

  • 「住民票」+「運転免許証」

  • 「住民票」+「パスポート」

  • 「住民票」+「住民基本台帳カード」

上記の例示に当てはまらない場合は特定個人情報保護責任者と共同して対応します。

本人確認書類はコピーを保存します。


(参考資料)
・ 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)
・ 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)Q&A


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