マイナンバー制度「事務取扱担当者のマニュアル例④」


中小規模事業者における事務取扱担当者の職務に関するマニュアル文例。個人番号の保管に関する個別具体的なマニュアル文例を提示しています。

個人番号の保管

1. 個人番号の保管制限

  • 事務取扱担当者は、個人番号を取り扱う事務を行う必要がある場合に限り特定個人情報を保管できます。

2. 保存義務のある書類

  • 事務取扱担当者は、所管法令によって一定期間保存が義務付けられている書類に記載された個人番号については、その期間保存しなければなりません。
  • 事務取扱担当者は、所管法令によって一定期間保存が義務付けられている書類に関連して情報システムで作成した特定個人情報ファイルを、保存期間が経過するまで保管することができます。

3. 特定個人情報ファイルの保管制限

  • 事務取扱担当者は、情報システムに保管されている特定個人情報ファイルを、個人番号を取り扱う事務に用いる必要がなくなった場合又は所管法令によって定められた保存期間が経過した場合速やかに削除なければなりません。

(参考資料)
・ 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)
・ 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)Q&A


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