マイナンバー制度「事務取扱担当者のマニュアル例⑤」


中小規模事業者における事務取扱担当者の職務に関するマニュアル文例。個人番号の廃棄・削除に関する個別具体的なマニュアル文例を提示しています。

個人番号の廃棄・削除

1.個人番号の廃棄・削除

  • 事務取扱担当者は、個人番号を取り扱う事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

2. 電子データの削除

  • 事務取扱担当者は、電子データで記録された個人番号、特定個人情報ファイルを削除する場合、データ復元用の専用ソフトウェア、プログラム、装置等を用いなければ復元できない方法で削除します。
  • 電子データを削除した場合は、執務記録に記録を残します。

3. 書類の廃棄

  • 事務取扱担当者は、書類に記録された個人番号、特定個人情報ファイルを削除する場合、個人番号を復元できない程度にマスキングするか、復元できない程度に細断できるシュレッダーを利用して廃棄します。
  • 書類をマスキング、あるいは、廃棄した場合は、執務記録に記録を残します。

4. 機器の廃棄

  • 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された機器を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段で廃棄します。
  • 機器を廃棄した場合は、執務記録に記録を残します。

5. 電子媒体の廃棄

  • 事務取扱担当者は、特定個人情報が記録された電子媒体を廃棄する場合、物理的な破壊等により、復元不可能な手段で廃棄します。
  • 電子媒体を廃棄した場合は、執務記録に記録を残します。

(参考資料)
・ 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)
・ 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)Q&A


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