カテゴリー別アーカイブ: 帳簿のつけ方

振替伝票を書く理由<事例紹介>

最近相談を受けた事例を紹介します。

A社は年商数億円の建設業です。大手メーカーの建設業会計ソフトを利用しています。3人の担当者が同時入力可能なシステム構成、経理担当者1名、アルバイト3名の人員構成です。

相談内容は、会計処理が滞っているので記帳代行を依頼したいとのことです。状況を確認してみると、既に決算月に入っているのに入力は半年遅れでした。振替伝票は書かずに直接入力しています。「別件の仕事が重なったため、会計処理が遅れている」というのが経理担当者の言い分でしたが、A社のシステム構成、人員構成を考えると構造的な問題を抱えているのは明らかです。

そもそも、経理の仕事は会計処理だけではありません。電話応対や接客、請求書の作成や見積書の作成など、雑多な仕事がランダムに発生するのが普通です。そのため、細切れになる時間を活用して会計処理をするしかありません。

私は、振替伝票を書いてはどうかと提案しました。振替伝票を書けば細切れの時間が活用できることや、伝票入力を外注できることを説明しました。そもそも、振替伝票なしに年商数億円の建設業の記帳代行ができるわけありません。

しかし経理担当者は目を剥いて拒絶しました。振替伝票を省略するアイデアは経理担当者の発案なのかもしれません。縁なき衆生は度し難しです。

余談となりますが、A社の実態バランスは債務超過のようでした。財務改善が必要なのは明らかで、そのためには工事原価の管理が必要です。A社の経理システムは工事台帳を管理できるシステムだったので、会計処理がリアルタイムに行われていれば、工事原価の管理が容易にできます。きちんと運用すれば会社全体でコストダウンに取り組むことが可能となるのに、現状では猫に小判です。

「その日のことはその日のうちに、その週のことはその週のうちに、その月のことはその月のうちに」処理するのが経理の基本です。振替伝票を書かずに直接入力する方法は基本から外れやすい方法です。そのことは知っておいた方が良いでしょう。

振替伝票を書く理由

伝票会計を採用している事業者の中には、振替伝票を書かずに、会計ソフトに直接入力している方がいます。「無駄だから」というのが理由です。

振替伝票を書いても最終的には会計ソフトに入力します。だったら書くのは無駄だという発想は自然かもしれません。

しかし現実的には、書くのを省くと会計処理が滞りやすいことは知っておいた方が良いでしょう。

その理由は2つあります。

まず、隙間時間を活用しにくい点です。直接入力する方法では、事前準備としてパソコンを起動し、会計ソフトを起動し、入力画面を開きます。そして、領収書等を見ながら、仕訳を考えながら、キーボードを操作して入力作業を行います。決して片手間でできる作業ではありません。腰を落ち着けてやる作業です。なので、一定期間分をまとめて処理することになります。結果、その間の会計処理は滞ることになります。さらに何らかの理由でそれを消化する時間が取れない場合は雪だるま式に会計処理が滞ります。

次に、分業するのが難しい点です。振替伝票を書けば入力作業は他の人に任せることができます。入力が滞っている場合でも記帳代行を利用して消化することが可能です。振替伝票は万国共通の言語だからです。一方、直接入力する方法ではそれは不可能です。会計処理の方法は事業者によって千差万別だからです。なので、会計処理が滞った場合でも自分自身で消化する以外に方法はありません。積もり積もった事務処理量を消化するには相当な無理が必要です。

そもそも、会計処理を滞らせない工夫として編み出されたのが”振替伝票”です。取引が発生する都度とりあえず振替伝票を書いておき、後でまとめて転記するほうが会計処理は滞りません。それは先人達の経験則です。そして、転記が入力に置き換わった現代でも変わりません。

賃貸料収入の計上時期

不動産賃貸業における賃貸料収入は、その年に収入すべきことが確定した金額を計上しなければなりません。

賃貸料収入を計上すべき時期は次の通りです。

(原則)
契約や習慣などによって支払の期日が定められている場合は、その期日が賃貸料収入を計上すべき時期となります。

通常、翌月分を当月末までに支払う契約が一般的ですが、その場合は翌年1月分を賃貸料収入に計上することになります。そのため、契約初年度には13か月分の賃貸料収入を計上することがあります。また、翌年1月分が12月末までに入金されていない場合には、未収入金として賃貸料収入に計上することになります。

(例外)
その年度の貸付期間に対応する賃貸料収入の計上が認められています(個別通達 直所2-78 S48.11.6)。

この方法を採用すると、契約初年度でも貸付期間に応じた賃貸料収入を計上すればOKです。

この方法は実現主義による収益計上方法であるため、税理士的にはこの方法で処理することが一般的です。また、入金管理上も貸付期間に応じた入金状況を管理すれば良いので楽です。

簡易帳簿④在庫管理表

複式簿記による帳簿組織は、簡易帳簿をMFクラウドに取り込めば簡単に作成することができます。(「青色申告(65万円控除)の帳簿」のつけ方参照)

MFクラウドの利用を前提とした場合、どのような簡易帳簿を作成すればよいか知りたい方もいらっしゃるかと思います。

そこで、当事務所が関与先に作成してもらっている簡易帳簿を紹介したいと思います。

在庫を保有している事業者は在庫管理表を作成する必要があります。在庫管理表を作成する目的は「棚卸減耗を把握すること」です。 

棚卸減耗とは、帳簿残高と実地棚卸残高の差額のことで、いわば「消えた在庫」のことです。棚卸減耗は利益を減少させるばかりか、場合によっては税務署から家事消費とみなされて売上の追加計上を求められることもあります。また、在庫管理表を付けずに期末実地棚卸だけで売上原価を算定している場合は、原価率が毎年変動するため悪目立ちすることは覚えておきましょう。健全な事業者であれば在庫管理表を作成しているのが普通です。 

在庫管理表のフォームは次のようなもので十分です。

在庫管理表

実地棚卸は最低でも年一回、決算日に実施する必要がありますが、月次決算をしている場合は毎月末に実施する必要があります。ただし、毎年棚卸減耗がほとんど生じない場合には、帳簿残高で月次決算を行っても経営資料としては十分な内容でしょう。在庫管理表にはそういう意義もあります。 

当事務所では在庫管理表をGoogleドライブで共有し、関与先の在庫管理状況を毎月チェックしています。在庫管理は煩雑なためおろそかになりがちですが、定期的なサポートがあれば事務処理が滞るリスクは減少します。また、月次決算をする場合には当事務所が月末残高を計上し、年次決算では期末残高を計上します。関与先は必要最低限の作業をするだけで良いのです。

簡易帳簿③買掛帳

複式簿記による帳簿組織は、簡易帳簿をMFクラウドに取り込めば簡単に作成することができます。(「青色申告(65万円控除)の帳簿」のつけ方参照)

MFクラウドの利用を前提とした場合、どのような簡易帳簿を作成すればよいか知りたい方もいらっしゃるかと思います。

そこで、当事務所が関与先に作成してもらっている簡易帳簿を紹介したいと思います。

ほとんどの事業者は掛で商品や材料を仕入れていると思います。その場合は買掛帳を作る必要があります。買掛帳を作る最大の目的は「仕入先ごとの仕入高を締日ごとに集計し、仕入計上(買掛金計上)すること」です。 

複式簿記では発生主義に基づいて収益費用を計上しなければならないことは「現金主義による帳簿の欠点」で述べましたが、発生主義に基づく仕入高はMFクラウドといえども自動的に計上してくれるわけではありません。そこで買掛帳を作成し、手入力で仕入計上することになります。 

買掛帳のフォームは次のようなもので十分です。

買掛帳

 買掛金の残高管理はMFクラウドでできるので、仕入を漏れなくダブりなく計上・集計することに重点を置いて作成しましょう。 

当事務所では関与先の買掛帳をGoogleドライブで共有し、当事務所が仕入計上(買掛金の計上)を行っています。関与先は必要最低限の作業をするだけで良いのです。

簡易帳簿②売掛帳

複式簿記による帳簿組織は、簡易帳簿をMFクラウドに取り込めば簡単に作成することができます。(「青色申告(65万円控除)の帳簿」のつけ方参照)

MFクラウドの利用を前提とした場合、どのような簡易帳簿を作成すればよいか知りたい方もいらっしゃるかと思います。

そこで、当事務所が関与先に作成してもらっている簡易帳簿を紹介したいと思います。

卸売業や製造業、建設業など現金商売でない事業では掛け売りが一般的です。その場合は、売掛帳を作る必要があります。売掛帳を作る最大の目的は「顧客ごとの売上高を締日ごとに集計し、売上計上(売掛金計上)すること」です。 

複式簿記では発生主義に基づいて収益費用を計上しなければならないことは「現金主義による帳簿の欠点」で述べましたが、発生主義に基づく売上高はMFクラウドといえども自動的に計上してくれるわけではありません。そこで売掛帳を作成し、手入力で売上計上することになります。 

売掛帳のフォームは次のようなもので十分です。

売掛帳 

売掛金の残高管理はMFクラウドでできるので、売上を漏れなくダブりなく計上・集計することに重点を置いて作成しましょう。 

当事務所では関与先の売掛帳をGoogleドライブで共有し、当事務所が売上計上(売掛金の計上)を行っています。関与先は必要最低限の作業をするだけで良いのです。

現金主義による帳簿の欠点

青色申告特別控除65万円の要件となる帳簿は複式簿記による帳簿組織であることは、「帳簿によって節税効果に違いがあるのをご存知ですか?」で述べました。複式簿記はその基本的な考え方として債権債務の発生時点で収益費用を計上します。この考え方を発生主義といいます。例えば、月末締め翌月末入金が入金条件となっている卸売業では次のような仕訳をします。

 ① 6/30 商品の引渡し時点の仕訳

 売掛金 100円/売上 100円

 ② 7/31 売掛金の回収時点の仕訳

 現預金 100円/売掛金 100円

しかし、複式簿記の習いがない事業者にはこの発生主義の考え方が分かりにくいようです。「入金時点で売上に計上して、支払った時点で経費に計上するのが分かりやすい」というわけです。この考え方を現金主義といいます。 

実は、現金主義による帳簿は税法上認められています。その要件は次の2点です。

・その年の前々年分の不動産所得の金額及び事業所得の金額の合計額が300万円以下であること
・適用を受けようとする年の3月15日まで(その年の1月16日以後に新たに開業した場合には、開業した日から2月以内)に「現金主義による所得計算の特例を受けることの届出書」を提出すること 

ただし、現金主義による帳簿には欠点があります。10万円の青色申告特別控除しか受けられないことです。せっかくMFクラウドを導入して複式簿記の見た目を整えても65万円の青色申告特別控除が受けられないのは馬鹿馬鹿しいことです。 

当事務所の新規関与先にはまず、発生主義の考え方を徹底的に指導します。その理由は現金主義による帳簿は損だからです。

簡易帳簿①現金出納帳

 複式簿記による帳簿組織は、簡易帳簿をMFクラウドに取り込めば簡単に作成することができます。(「青色申告(65万円控除)の帳簿」のつけ方参照)

MFクラウドの利用を前提とした場合、どのような簡易帳簿を作成すればよいか知りたい方もいらっしゃるかと思います。

そこで、当事務所が関与先に作成してもらっている簡易帳簿を紹介したいと思います。

現金商売をしている関与先にはMFクラウドが提供しているExcelテンプレートに現金出納帳の基礎資料を作成してもらいます。

現金出納帳

入力箇所は次の4カ所です。
 ・日付
 ・摘要
 ・入金
 ・出金

このうち、摘要欄には取引の相手先ではなく取引の内容を詳細に入力します。例えば「東急ハンズ」と入力するのではなく「ボールペン」と入力します。取引の内容が勘定科目の決定要因となるからです。

関与先にしていただくのはこれだけです。

1か月分の入力が終わったらMFクラウドに取り込みますが、当事務所ではExcelファイルをGoogleドライブで共有していますので当事務所が取込作業を行います。また、MFクラウドに取込んだあとは当事務所が仕訳と登録を行います。関与先は最低限の作業をするだけで良いのです。

Excel入力にあたって心得として知っていただきたいことは、「事業用の現金」と「個人の現金」をきっぱり分けて考える、ということです。実際に「事業用の財布」と「個人の財布」を別にしたほうが良いでしょう。そして、現金出納帳には「事業用の現金」の出入りを記帳します。「個人の現金」の出入りを混入してしまうと残高が合わなくなりますので注意が必要です。

「青色申告(65万円控除)の帳簿」のつけ方

 過去の投稿「帳簿によって節税効果に違いがあるのをご存知ですか?」では、帳簿には3種類あり、それぞれ節税効果が異なることを説明しました。今回は3種類ある帳簿のうち「青色申告(65万円控除)の帳簿」のつけ方について情報提供します。

青色申告(65万円控除)の帳簿は複式簿記による帳簿であり、具体的には次の帳簿組織を備えていなければなりません。

主要簿

仕訳帳

総勘定元帳

補助簿

補助記入帳

現金出納帳

当座預金出納帳

小口現金出納帳

売上帳

仕入帳

受取手形記入帳

支払手形記入帳

補助元帳

商品有高帳

売掛金元帳

買掛金元帳

固定資産台帳

原始証憑綴り

請求書・領収書・契約書等を月別に保存したもの

 複式簿記による帳簿組織を手書きで作成するのは非常に煩雑なため、我々実務家でも手書きで作成することはほとんどありません。

ではどうやって作成しているかと言えば、簡易帳簿を会計ソフトに入力して作成しています。

例えば、私の関与先に雑貨の小売店があります。オーナーは現金出納帳・買掛帳・棚卸表をExcelで作成するだけです。それをGoogleドライブで共有して、MFクラウド確定申告に取り込むことで複式簿記の帳簿組織を作成しています。

会計ソフトにもいろいろありますが、私の関与先には「MFクラウド確定申告」を勧めています。シンプルな機能・シンプルな操作で使いやすいからです。また、MFクラウドの年間利用料は税込 9,504円ですから、節税効果 97,500円からそれを差引いても 87,996円お得になります。

「MFクラウド確定申告」は無料で試してみることができます。クラウド会計ソフトの導入手順に従って無料アカウントを作成してみて下さい。シンプルな機能・シンプルな操作を実感していただけると思います。

もし、自分で操作するのに不安があれば、税理士にサポートしてもらいましょう。費用は掛かりますが、その内 87,996円は税金が負担するのと実質的に同じです。

「青色申告(10万円控除)の帳簿」のつけ方

 過去の投稿「帳簿によって節税効果に違いがあるのをご存知ですか?」では、帳簿には3種類あり、それぞれ節税効果が異なることを説明しました。今回は3種類ある帳簿のうち「青色申告(10万円控除)の帳簿」のつけ方について情報提供します。

青色申告(10万円控除)の帳簿は単式簿記による簡易な帳簿であり、標準的な簡易帳簿は次のようなものです。

現金出納帳

入金、出金、現金残高を記録する帳簿

売掛帳

得意先ごとに売掛金の発生金額・回収金額・売掛金残高を記録する帳簿

買掛帳

仕入先ごとに買掛金の発生金額・支払金額・買掛金残高を記録する帳簿

経費帳

経費を科目に分けて記録する帳簿

月別総括集計表

上記帳簿を基に売上や仕入・経費を月別にまとめた表

固定資産台帳

固定資産の取得状況等を記録する帳簿。減価償却計算書で代用することが多い

原始証憑綴り

請求書・領収書・契約書等を月別に保存したもの

 簡易帳簿のつけ方に関しては、国税庁の資料で詳しく説明されていますのでそちらを参照して下さい。

「帳簿の記帳のしかた(事業所得者用)(PDF/4,494KB)」

ところで、簡易帳簿に「ひと手間」加えるだけで青色申告(65万円控除)の要件を充たす帳簿を作成することができます。その「ひと手間」とは、簡易帳簿を会計ソフトに入力するだけです。そうすれば年間 15,000円の節税効果が年間 97,500円の節税効果にパワーアップします。チャレンジする価値は十分にあると思いませんか?

会計ソフトにもいろいろありますが、私の関与先には「MFクラウド確定申告」を勧めています。シンプルな機能・シンプルな操作で使いやすいからです。MFクラウドの年間利用料は税込 9,504円ですから、それを差引いても 87,996円お得になります。

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「白色申告の帳簿」のつけ方

過去の投稿「帳簿によって節税効果に違いがあるのをご存知ですか?」では、帳簿には3種類あり、それぞれ節税効果が異なることを説明しました。今回は3種類ある帳簿のうち「白色申告の帳簿」のつけ方について情報提供します。

平成26年分の申告から白色申告であっても帳簿の記帳が義務付けられました。白色申告でつける帳簿は「単式簿記による極めて簡易な帳簿」ですが、その様式は次のようなものです。

白色申告の帳簿

白色申告者の帳簿のつけ方に関しては、国税庁の資料で詳しく説明されていますのでそちらを参照して下さい。

「白色申告の方の記帳・帳簿等の保存制度について(PDF/733KB)」
「帳簿の記帳のしかた(事業所得者用)(PDF/4,494KB)」
「帳簿の様式例(事業所得者用)(PDF/67KB)」
「帳簿の記帳のしかた(農業所得者用)(PDF/4,010KB)」
「帳簿の様式例(農業所得者用)(PDF/83KB)」
「帳簿の記帳のしかた(不動産所得者用)(PDF/3,607KB)」
「帳簿の様式例(不動産所得者用)(PDF/65KB)」
「白色申告者の決算の手引き(一般用)(PDF/5,386KB)」
「白色申告者の決算の手引き(農業所得用)(PDF/5,079KB)」

ところで、白色申告の帳簿に「ひと手間」加えるだけで青色申告(65万円控除)の要件を充たす帳簿を作成することができます。その「ひと手間」とは、白色申告の帳簿を会計ソフトに入力するだけです。そうすれば年間 97,500円の節税効果を享受することができます。チャレンジする価値は十分にあると思いませんか?

会計ソフトにもいろいろありますが、私の関与先には「MFクラウド確定申告」を勧めています。シンプルな機能・シンプルな操作で使いやすいからです。MFクラウドの年間利用料は税込 9,504円ですから、それを差引いても 87,996円お得になります。

「MFクラウド確定申告」は無料で試してみることができます。クラウド会計ソフトの導入手続に従って無料アカウントを作成してみて下さい。シンプルな機能・シンプルな操作を実感していただけると思います。

もし、自分で操作するのに不安があれば、税理士にサポートしてもらいましょう。費用は掛かりますが、その内 87,996円は税金が負担するのと実質的に同じです。

帳簿によって節税効果に違いがあるのをご存知ですか?

新規開業したばかりの個人事業主が最初に突き当たる壁のひとつが帳簿の付け方ではないでしょうか? 

一口に帳簿といってもその種類は3種類あります。

・白色申告の帳簿
・青色申告(10万円控除)の帳簿
・青色申告(65万円控除)の帳簿

それぞれの帳簿は節税効果に違いがあります。

白色申告の帳簿
・白色申告の帳簿を作成しても節税効果はありません。 

青色申告(10万円控除)の帳簿
・青色申告(10万円控除)の帳簿を作成すると、事業所得を年間10万円圧縮することができます。その結果、少なくとも年間 15,000円の節税効果があります。

・所得税の最低税率5%、地方税の税率10%
・10万円×税率15%=節税効果 15,000円

青色申告(65万円控除)の帳簿
・青色申告(65万円控除)の帳簿を作成すると、事業所得を年間65万円圧縮することができます。その結果、少なくとも年間 97,500円の節税効果があります。

・所得税の最低税率5%、地方税の税率10%
・10万円×税率15%=節税効果 97,500円

新規開業した個人事業主がまずやるべきことは、帳簿の節税効果に着目してどの帳簿を付けるか選択することです。

帳簿を選択したらあとは具体的な帳簿のつけ方を理解すればよいだけです。

「白色申告の帳簿」のつけ方
「青色申告(10万円控除)の帳簿」のつけ方
「青色申告(65万円控除)の帳簿」のつけ方