個人番号の廃棄・削除

1.個人番号の廃棄・削除

• 事務取扱担当者は、個人番号を取り扱う事務を処理する必要がなくなった場合で、所管法令において定められている保存期間を経過した場合には、個人番号を速やかに廃棄又は削除しなければなりません。

2. 電子データの削除

• 事務取扱担当者は、電子データで記録された個人番号、特定個人情報ファイルを削除する場合、データ復元用の専用ソフトウェア、プログラム、装置等を用いなければ復元できない方法で削除します。
• 電子データを削除した場合は、執務記録に記録を残します。

3. 書類の廃棄

• 事務取扱担当者は、書類に記録された個人番号、特定個人情報ファイルを削除する場合、個人番号を復元できない程度にマスキングするか、復元できない程度に細断できるシュレッダーを利用して廃棄します。
• 書類をマスキング、あるいは、廃棄した場合は、執務記録に記録を残します。

4. 機器の廃棄

• 事務取扱担当者は、特定個人情報等が記録された機器を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段で廃棄します。
• 機器を廃棄した場合は、執務記録に記録を残します。

5. 電子媒体の廃棄

• 事務取扱担当者は、特定個人情報が記録された電子媒体を廃棄する場合、物理的な破壊等により、復元不可能な手段で廃棄します。
• 電子媒体を廃棄した場合は、執務記録に記録を残します。

（参考資料）
・　特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）
・　特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）Q&A

取扱規程などのテンプレート資料を無償提供しています。