1.責任者および担当者

・　特定個人情報保護責任者　○○○○○
・　事務取扱担当者　○○○○○

2.執務記録の作成

取扱規程等に基づく運用状況を確認する手段として執務記録を作成します。執務記録には個人情報を取得・利用・提供・廃棄した記録を残します。

a) 記録項目
　・　作業日
　・　作業内容
　・　担当者
　・　責任者確認日
　・　備考

b) 記録する作業内容の例示
　・　年末調整関係書類の受取・返却
　・　USBデータ受取・持ち出し
　・　データの入力・追加・更新
　・　源泉徴収票の印刷
　・　源泉徴収票（本人交付用）の郵送
　・　源泉徴収票○○税務署提出

c) ファイル形式
　・　Excelファイル

d) ファイルの種類
　・　情報システムを利用しない執務記録
　・　情報システムを利用する執務記録
　　　（情報システムごとにファイルを作成）

3.特定個人情報ファイル管理簿の作成

特定個人情報ファイルの取扱状況を確認する手段として特定個人情報ファイル管理簿を作成します。管理簿には特定個人情報ファイルを作成・廃棄した記録を残します。

a) 記録項目
　・　特定個人情報ファイルの種類
　・　事業者名
　・　利用目的
　・　作成者
　・　担当者
　・　責任者
　・　作成年月日
　・　廃棄年月日

b) ファイル形式
　・　Excelファイル

（参考資料）
・　特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）
・　特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）Q&A

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