記帳代行の最新事情


記帳代行の最新事情

今、クラウドを活用した記帳代行が注目を集めています。

活用するクラウドはMFクラウド・Googleドライブ・チャットワークの三つです。

その仕組みを簡単に紹介します。

MFクラウド・Googleドライブ・チャットワーク

MFクラウドは(株)マネーフォワード社が提供するクラウド会計ソフト、GoogleドライブはGoogle.inc社が提供する無料のクラウドストレージ、チャットワークはChatWork(株)が提供する無料のチャットツールです。

出納帳の作成は不要

クラウドを活用した記帳代行では、現金出納帳、預金出納帳を手書きで作成する必要は全くありません。預金通帳のコピーを取る必要もありません。

普通に事業活動するだけ

MFクラウドは預金口座の入出金取引を自動で取り込むことができます。

また、クレジットカードや電子マネーで支払った経費の取引も自動で取り込むことができます。

普通に事業活動をしていれば大半の取引を取込むことが可能なので、記帳のために領収書をまとめたりする手間がかかりません。

現金商売をしている場合は

ただし、現金取引は自動で取込めないため、現金商売をしている場合は現金出納帳を作成する必要があります。現金出納帳はMFクラウドから提供されているExcelテンプレートに入力して作成します。1カ月分の入力が済んだら会計事務所が手動でMFクラウドに取り込みます。

現金出納帳の入力は

現金出納帳の入力はとても簡単です。

日付欄には取引の日付を入力します。
摘要欄には取引の相手、内容を入力します。
入金欄には入金された金額を入力します。
出金欄には出金した金額を入力します。
残高欄は自動計算されます。

資料のやり取りは

会計事務所に記帳資料を郵送したり持参するのは結構な負担です。その点、クラウドを活用した記帳代行ではGoogleドライブを活用してデータ共有するので紙資料をやり取りすることは基本的にありません。

Googleドライブを活用したデータ共有は次のようなイメージで行います。

顧問先は自分のパソコン上にある共有フォルダに共有したいデータを入れるだけです。実際にやってみると簡単です。

共有するデータはExcelの現金出納帳や請求書のPDFファイルなどです。

Googleドライブの導入や操作は会計事務所に指導してもらえばパソコンが苦手な方でも安心です。

連絡方法は

会計事務所との連絡はチャットワークを使用します。そのメリットは次の通りです。

・情報通信が暗号化される
・受信相手を制限できる
・添付ファイルの容量が大きい
・過去の通信履歴がまとまって残る
・タスク管理ができる
・グループ間でコミュニケーションできる

特筆すべきメリットは次の3つだと思います。

通信履歴は過去のいきさつを会計事務所と顧問先とで正しく共有するために有効です。E-mailでも受信メールを仕訳すれば可能ですが、デフォルトの機能としてまとまっているのは便利です。

タスク管理は期限がある仕事に有効な機能だと思います。1カ月以内の期限なら忘れることはありませんが、3ヵ月後、半年後、1年後の期限は失念するリスクがあります。そういう期限のある仕事をタスクとして表示させておけば、チャットをするたびに確認することができます。

グループ間でコミュニケーションできる機能は、会計事務所全体で顧問先をサポートするのに欠かせない機能だと思います。顧問先と担当者とのやり取りを責任者が閲覧・指導することで担当者のミスを回避することができます。

チャットワークの仕組みは下記の通りです。

チャットワークはメールソフトと同様にアプリを常時起動させて使います。新しい連絡があった場合にデスクトップ上で通知させるためです。

アカウントの作成方法や設定、アプリのインストールの方法は会計事務所に指導してもらえば難なく完了します。パソコンの苦手な方でもすぐに利用できるようになります。

クラウド会計ソフトの運用は

記帳代行ですから、各種の設定などを含めてクラウド会計ソフトを主体的に運用し、複式簿記に基づいた適正な帳簿を作成するのは会計事務所の役割です。

顧問先がクラウド会計ソフトを運用することは基本的にありません。

顧問先のメリットは

クラウドを活用した記帳代行にはメリットが4つあります。

① 本業に専念できます

今までの記帳代行では領収書をまとめたり資料をやり取りする手間が結構かかります。そのため、経営者が本業に専念するには経理担当者を雇う必要がありました。クラウドを活用した記帳代行では経理担当者を雇うことなく本業に専念することができます。

② 料金が割安です

クラウドを活用した記帳代行は会計事務所にとっても効率の良い仕組みです。記帳のノウハウ料は従来通り必要ですが、手間が減る分料金は割安になると思います。実際、私の事務所でも割安な料金設定としています。

③ 自計化のメリットだけを享受し、デメリットを回避できます

顧問先が自社で帳簿を作成することを会計業界では自計化といいます。自計化のメリットはリアルタイムに帳簿が作成できることだとされています。顧問先の都合で自計化している場合は問題ありませんが、会計事務所の都合で自計化している場合は、顧問先は負担に感じていると思います。会計事務所が使っている専用の機器や会計ソフトを自社で購入させられることが多く、入力作業に社員の時間を使わなければならないからです。その点、クラウドを活用した記帳代行にはそういう負担なくリアルタイムに帳簿が作成できます。

③ 経営指導が充実します

クラウドを活用した記帳代行では、会計事務所はリアルタイムに顧問先の取引状況を見守ります。その結果、顧問先が今どういう経営状況にあるか、手に取るように分かるようになります。実際、私は顧問先の変化にすぐ気が付きます。もし、充実した経営指導を受けたいとお考えならクラウドを活用した記帳代行をお勧めします。話が早くて指導が的確だと好評です。

将来性は

今から数年後にはクラウドを活用した記帳代行が当たり前になっていると思います。何事も「先んずれば人を制す」です。良質で割安な記帳代行を今、導入してみてはいかがでしょうか?

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