カテゴリー別アーカイブ: マイナンバー制度

マイナンバーテンプレ ご利用者の声

宮城県 サービス業

頂いた書式をそのまま使わせて頂いております。いろいろな書籍等を読み漁りましたが、ガイドラインのツボを押さえつつ、中小企業ではここまでやっておけば無理なく運用出来るよう考えられていて、しかも規程等の出来た書類の見栄えも良かったです。本当に有難う御座いました。

広島県 一般社団法人

色々なテンプレがありますが、基本方針・規約・マニュアルなどリンクさせながらできていたので参考になりました。ありがとうございました。

北海道 金融機関

頂いたテンプレートを参考にして、当社の事務取扱マニュアルを作成致しました。個人番号の取得から廃棄までの流れが、分かりやすくシンプルに纏められていたので、マニュアル作成に大いに役立てることが出来ました。有難うございました。

秋田県 業界団体

この度は大変お世話になりました。お陰様で当所の取扱規程等の作成に大変参考となりましたことをご報告させて頂きます。その後研修を受けたりしましたが、事前に取扱規程等を作成し終わっていたこともあり、理解が一層深まりましたことを申し添えます。大変ありがとうございました。貴社の益々のご発展をご祈念申し上げます。

愛知県 システム設計

特定個人情報・雇用管理情報管理規程は準備しておりましたが、取扱マニュアルがまだ作成しておりませんでしたので、今回送っていただいた資料を参考にさせていただきました。大変有り難うございました。

東京都 公益社団法人

このようなシンプルなものを求めておりましたので、大変有り難く感謝申し上げております。

秋田県 産業廃棄物処理業

とても参考になりました。当社用に編集して使用させて頂いております。有難うございました。

大阪府 食品メーカー

先日はマイナンバーのテンプレート資料の提供をありがとうございました。ある程度は作成しており、最後の確認のため参考にさせていただきました。有難うございました。

兵庫県 生活環境関連メーカー

弊社のような中小企業の場合、マイナンバーに関わる書類関係を 全て自前で済まそうとされる会社が大半だと思われます。手間がかかる上に費用をかけてまでとなってしまいます。「特定個人情報の適正な取扱に関するガイドライン(事業者編)」に準ずる規程や業務が曖昧な部分や逆に複雑化された部分が多く、非常に困っているのが現状です。より簡素化された規程や要領の雛形があれば非常にうれしいです。

石川県 自動車販売業

テンプレートのおかげで、スムーズに制度対応ができています。有難うございました。

愛知県 建設業

先般はマイナンバーのテンプレートを送信頂きありがとうございました。 テンプレートは大変参考になりました。

兵庫県 医療機関

取扱規程等の組み立てや構成等非常に参考にさせていただきました。

マイナンバー制度「給与支払者のマイナンバー」

給与支払者は税務署提出用の源泉徴収票に自己のマイナンバーを記載して提出します。給与支払者が個人事業主である場合も同様です。

一方、本人交付用の源泉徴収票には給与支払者のマイナンバーを記載せずに交付します。その結果、個人事業主のマイナンバーが外部に漏れることはありません。


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マイナンバー制度「データ削除の方法」

給与計算ソフトなどの情報システムを利用してマイナンバーを取り扱っているケースで、マイナンバーや特定個人情報ファイルを削除する方法に関しては、「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)に関するQ&A」のQ15-2が参考になります。

回答によると、「特定個人情報ファイル中のマイナンバーを削除する場合」における「容易に復元できない手段」とは、「データ復元用の専用ソフトウェア、プログラム、装置等を用いなければ復元できない場合」が該当します。つまり、情報システム内の通常のデータ削除の方法でOKということです。

情報システム内のデータを削除する場合に専用のデータ削除ソフトウェアの利用が要求されているわけではありません。専用のデータ削除ソフトウェアの利用はパソコンなどの機器を廃棄する場合に利用することが想定されています。


(参考資料)
・ 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)
・ 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)Q&A


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マイナンバー制度「クラウドサービスは委託先に該当するか?」

マイナンバーの管理代行を提供するクラウドサービスの検討をされている方は多いのではないでしょうか。クラウドサービスの利用を検討するにあたって気を付けなければならないのは、運営会社が委託先に該当するかどうかです。 

マイナンバーを取り扱う個人番号関係事務を外部に委託する場合は、委託先に対して必要かつ適切な監督を行わなければなりません。必要かつ適切な監督としてやるべきことは3つあります。

 1. 委託先の適切な選定
 2. 安全管理措置に関する委託契約の締結
 3. 委託先における特定個人情報の取扱状況の把握

そのため、運営会社が委託先に該当する場合は利用のハードルが高くなってしまいます。

運営会社が委託先に該当しない要件は次の2つです。
 ① 顧客の個人番号をその内容に含む電子データを取り扱わない
 ② 適切なアクセス制御を行う

クラウドサービスを利用するにあたっては、利用規約に上記2項目が明記されているかどうかで対応が異なることに注意が必要です。


(参考資料)
・ 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)
・ 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン(事業者編)Q&A


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マイナンバー制度「預金口座との紐付け」

政府は、銀行口座とマイナンバーとを紐付ける試みを2018年(平成30年)から始めます。銀行口座とマイナンバーを紐付ければ架空口座を把握することができるため、脱税や特殊詐欺対策に有効だからです。

平成30年になって銀行からマイナンバーの提供を依頼されると思いますが、そういうことだと理解して心の準備をしておきましょう。

ただし、義務ではなく任意なので、マイナンバーを提供するかどうかは預金者の意思に委ねられています。また、2021年(平成33年)からの義務付けが検討されています。 


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マイナンバー制度「法人番号」

マイナンバー制度では、個人だけでなく法人に対してもマイナンバーが割り振られます。法人のマイナンバーは13桁で、個人のマイナンバーと違い保護措置の対象ではありません。それどころか、法人のマイナンバーはインターネットで公表されることが予定されています。公表される情報は次の通りです。

1. 商号又は名称
2. 本店又は主たる事務所の所在地
3. 法人のマイナンバー


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マイナンバー制度「マイナンバーの事前収集」

マイナンバーの利用は平成28年1月から始まりますが、マイナンバーを取り扱う事業者がマイナンバーを取扱う事務の準備のため、平成28年1月以前に、以下の準備を行うことは可能です。

1. あらかじめ従業員に対してマイナンバーの提供を求め、
  収集・保管すること

2. 特定個人情報ファイルを作成すること

マイナンバーの通知は平成27年10月5日から始まります。マイナンバーの利用に備えて時間的余裕をもって準備しましょう。


(参考資料)
 内閣官房 「事業者による個人番号の事前収集について」(PDF)


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マイナンバー制度「チェックデジット」

マイナンバーには「チェックデジット(check digit)」と呼ばれる検算機能が備わっています。チェックデジットによる検算機能は情報システムにマイナンバーを入力するときに役立ちます。

チェックデジットとは下1桁の数字のことで、上11桁の数字をある算式に入れると下1桁の数字になるようにマイナンバーは設計されています。マイナンバーを取り扱う情報システムにはこの算式が組み込まれ、入力ミスをした場合にそれを教えてくれる機能が装備される予定です。

マイナンバーは情報システムに入力して取扱うケースがほとんどだと思います。その際、12桁あるマイナンバーを正確に入力するのは結構神経を使うものです。このチェックデジットによる検算機能は事務取扱担当者の負担を軽減してくれる優れた機能です。

ただし、この機能が威力を発揮するのは情報システムによってマイナンバーを取り扱う場合に限られています。マイナンバーを手書きする場合は、二人の担当者がダブルチェックするなどの工夫が必要でしょう。


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マイナンバー制度「保存義務がある書類の保存期間」

マイナンバーが記載された書類に保存義務がある場合は、保存義務のある期間、適正に保管しなければなりません。また、保存義務のある期間が経過した場合には速やかに廃棄・削除しなければなりません。マイナンバーを適正に取扱うためには、保存義務のある書類とその保存期間を正しく理解しておく必要があります。

1.その年分の翌年1月11日から7年間保存

  • 給与所得者の扶養控除等申告書
  • 従たる給与についての扶養控除等申告書
  • 給与所得者の配偶者特別控除申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書
  • 退職所得の受給に関する申告書
  • 給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書

2.「完結の日」から2年間保存

  • 健康保険・厚生年金保険に関する書類
  • 労働保険料の徴収に関する書類
  • 雇用保険に関する書類

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