クレジットカードの電子取引データを最も楽に保存する方法とは？

◆電磁的記録の保存が義務化
・電子取引を行った場合、取引情報を電磁的記録で保存することが義務化（印刷紙保存不可）
◆電子取引とは
・取引情報の受け渡しを電磁的方式により行う取引
◆取引情報とは
・請求書や領収書等に通常記載される、日付、取引先、金額などの情報
◆電磁的方式とは
・電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式
◆電磁的記録とは
・電磁的方式による記録（PDF、CSV、JPEG、PNG、Word、Excelその他あらゆる形式）
◆いつから？
・2022年（令和4年）1月1日以降に行われる電子取引が対象
◆対象税目
・所得税法と法人税法が今回の対象
・消費税法は対象外（一般課税の課税事業者は従来通り請求書等を原則紙保存）

◆クレジットカード利用明細をデータで受取
◆請求書や領収書等をPDFで受取または交付
◆インターネット経由で請求書や領収書等のPDFをダウンロード
◆ホームページ上で閲覧可能な取引情報のスクリーンショット
◆請求書や領収書等の電子データを専用のクラウドサービス（EDIなど）を利用して受け渡し
◆請求書や領収書等の電子データをペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用して受け渡し

◆改ざん防止要件
・「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」を備え付ければOK
・国税庁のHPにひな形あり
◆検索要件
・日付、取引金額、取引先の3項目を検索の条件として設定できるようにして保存しなければならない
（ただし、令和6年1月1日以降、基準期間の売上高5,000万円以下の事業者に関して検索要件は不要）
◆保存期間要件
・従来通り、原則として7年間。法人で繰越欠損金がある場合は最長10年間

私は、マネーフォワードというクラウドサービスを主な会計ソフトとして利用している。そのマネーフォワードはクレジットカードや交通系ICカードの取引データを取り込むことができる。取り込まれたデータは下の画面のように閲覧、利用できる。

この画面では、日付・取引先・金額を検索の条件として設定できる。また、必要期間継続利用すれば保存期間要件を充たすことができる。そして、通信回線で接続されており速やかにデータの出力ができる。よって、マネーフォワードを利用した保存は要件を充たしていることが分かる。アカウントの作成と口座連携は無料アカウントでできるので、上のリンクからアカウントを新規登録して試していただきたい。

次に、クレジットカード会社等のwebサービスを利用して保存できるか検討する。

ほとんどのwebサービスではログイン画面で日付・取引先・金額を検索の条件として設定できない。ただし、取引情報のcsvをダウンロードすることが可能であり、csvは検索要件を充たしている。これで保存期間要件を充たせばよいのだが、csvのダウンロード可能期間はせいぜい1年間程度なので保存期間要件を充たしていない。よって、webサービスを利用した保存は、現状、要件を充たさない。

しかし、今後、クラウドサービスを利用した取引情報の保存は主流となることが見込まれるため、webサービスの仕様変更に留意したい。

仮に、クラウドサービスを利用せずに保存する場合は、クレジットカード会社のwebサービスから取引情報のcsvをダウンロードしてローカルPCやストレージに保存すれば保存要件を充たすことができる。一方、利用明細のPDFは個々の取引を検索できないので保存要件を充たさないことに注意が必要だ。

近年、EC取引は増加しており、消耗品等をAmazonで調達しているビジネスは多いと思う。先述のマネーフォワードはAmazon.co.jp の取引データを取り込むことができる。取り込まれたデータは下の画面のように閲覧、利用できる。

この画面では、日付・取引先・金額を検索の条件として設定できる。また、必要期間継続利用すれば保存期間要件を充たすことができる。そして、通信回線で接続されており速やかにデータの出力ができる。よって、マネーフォワードを利用した保存は要件を充たしていることが分かる。アカウントの作成と口座連携は無料アカウントでできるので、上のリンクからアカウントを新規登録して試していただきたい。

次に、Amazon.co.jpのwebサービスを利用して保存できるか検討する。

Amazon.co.jpのwebサービスではログイン画面で日付・取引先・金額を検索の条件として設定できない。また、取引情報のcsvをダウンロードすることもできない。よって、Amazon.co.jpのwebサービスを利用した保存は要件を充たさない。

仮に、クラウドサービスを利用せずにAmazon.co.jpの取引データを保存する場合は、Amazon.co.jpのwebサービスから個々の取引のPDFをダウンロードして、日付・取引先・金額の検索要件を充たす名称を付けて保存することになる。結構な手間なので何らかのクラウドサービスを利用したいところだ。

Amazon.co.jpは個人利用を前提としているが、ビジネス利用を前提としたAmazon Businessを利用される方も最近増えている。

先述のマネーフォワードはAmazon Business の取引データを取り込むことができるが、取り込まれた画面では、日付・金額を検索の条件として設定できるものの、取引先を検索の条件として設定できない。セラー情報が取り込まれないためだ。よって、マネーフォワードを利用した保存は要件を充たさない。

次に、Amazon Businessのwebサービスを利用して保存できるか検討する。

Amazon Businessのwebサービスはログイン画面で日付・取引先・金額を検索の条件として設定できない。ただし、取引情報のcsvをダウンロードすることが可能であり、csvは検索要件を充たしている。これで保存期間要件を充たせばよいのだが、現状、ダウンロード可能期間が不明だ。Amazon.co.jpがすべての取引情報が閲覧可能なのでAmazon Businessも同様だとは思うが、現状では不明と判断せざるをえない。

以上のことから、現状ではAmazon Businessの取引データをクラウドサービスで保存することは推奨できない。

つまり、Amazon Businessの取引データはwebサービスから取引情報のcsvをダウンロードして保存する、または、Amazon Business のwebサービスから個々の取引のPDFをダウンロードして、日付・取引先・金額の検索要件を充たす名称を付けて保存することになる。当然、手間のかからないcsvの保存を推奨する。